Kasy czy drukarki on-line niczym nie różnią się w samym działaniu od kas z kopią elektroniczną, jedynie posiadają złącza Ethernet ( RJ45, Wi-Fi, modem 3G) do wymiany z Centrum Repozytoryjnym Ministerstwa Finansów. Kopia paragonów w postaci karty SD zastąpiona została przez pamięć chronioną , która nie jest dostępna dla użytkownika.

Dodatkowo wszystkie zmiany wykonywane na kasie, typu przeglądy 24 miesięczne są odnotowywane w Ministerstwie Finansów. Podatnik instalując kasę musi zapewnić łącze internetowe do wymiany z Centrum Repozytoryjnym Kas prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Kasa musi mieć zapewnioną stałą łączność z Internetem, aby była możliwa wymiana danych sprzedażowych z Centralnym Repozytorium Kas.

Przedsiębiorca, który jest zobligowany ustawowo do wprowadzenia lub wymiany kasy na online ma możliwość odliczenia od należnego podatku 90% kwoty netto zakupu kasy online (przy tym nie więcej niż 700PLN). Odliczenie obejmuje również nowych podatników, którzy dotychczas nie mieli kasy fiskalnej.

Pozostałe branże, a więc m.in. wszystkie sklepy spożywcze i przemysłowe będą mogły użytkować obecnie posiadane kasy fiskalne do momentu zapełnienia pamięci fiskalnej, a w przypadku kas z kopią elektroniczną nawet będzie można tą pamięć wymienić.

Do końca roku 2022 firmy te będą mogły także kupować obecne kasy z kopią elektroniczną, jeżeli dobrowolnie nie zdecydują się na zakup kas repozytoryjnych. W przypadku wybrania kas repozytoryjnych branże te nie będą objęte odpisem 700zł przy wymianie urządzeń.

Wg. nowych przepisów kasy online wejdą w życie, dla określonych grup podatników, szczegółowe informacje przedstawiliśmy tutaj (link do podstrony)

Jest to operacja polegająca na trwałym przypisaniu numeru NIP podatnika do modułu fiskalnego urządzenia i rozpoczęcia trwałego zapisu sprzedaży z rozbiciem na stawki VAT. Fiskalizacja dokonywana jest przez uprawnionego serwisanta.

Tak, od momentu fiskalizacji raporty dobowe, które zawierają dzienną sprzedaż, zapisywane są w pamięci fiskalnej urządzenia. W przypadku kas on-line w Repozytorium zostanie nadany nr ewidencyjny kasy. Przyznany numer ewidencyjny zapisywany będzie w pamięci fiskalnej i chronionej kasy wraz z NIP-em podatnika. W przypadku urządzeń online nie ma obowiązku zgłaszania fiskalizacji w Urzędzie Skarbowym. Zgłoszenie dokona się automatycznie w momencie połączenia kasy z Centralnym Repozytorium Kas.

Podatnik otrzymuje książkę serwisową z wpiętym raportem fiskalizacji kasy i z nadanym numerem ewidencyjnym, który trzeba w sposób trwały nanieść na obudowie urządzenia fiskalnego (w miejscu widocznym).